Categories: blog, Data Loss Prevention, Data Protection DE, E-Mail-SicherheitPublished On: März 3, 2022

5 Wege, wie das Vier-Augen-Prinzip Ihre sensiblen Daten schützt

Wirksame doppelte Kontrolle mit dem Vier-Augen-Prinzip

Gewährleistet ein hohes Maß an Sicherheit und transparenter Verantwortlichkeit

Jedes Unternehmen muss seine Daten schützen, insbesondere die sensiblen Informationen, die seine Leistungsfähigkeit, sein Image und seine Rentabilität stark beeinflussen. Es sind nicht nur eingehende E-Mail-Bedrohungen wie Spam und Malware, die die Datensicherheit gefährden, sondern auch Verletzungen durch nicht autorisierte ausgehende Daten, die aufgrund schlechter Praktiken und unzureichender Datenkontrolle entstehen. Daher müssen eingehenden als auch ausgehende Unternehmensdaten gleichermaßen überwacht, bewertet und durch angemessene Prozeduren geschützt werden. Das Vier-Augen-Prinzip ist eine sinnvolle Kontrollmaßnahme zur Minderung des Risikos von Datenlecks, indem ausgehende Daten und damit verbundene Aktivitäten überprüft werden.

Definition des Vier-Augen-Prinzips

Das Vier-Augen-Prinzip (auch bekannt als „Dual Control“ und „Zwei-Mann-Regel“) ist einfach ein interner Kontrollmechanismus, nach dem eine bestimmte kritische Aktivität, ein Prozess oder eine Entscheidung von zwei vorab festgelegten kompetenten Personen genehmigt werden muss, um sicherzustellen, dass das bestmögliche Ergebnis erzielt wird. Dieses Prinzip ist in einer Vielzahl von Bereichen anwendbar. So müssen beispielsweise viele Rechtsdokumente mit zwei Unterschriften beglaubigt oder Dokumentenänderungen in bestimmten Datenverwaltungssystemen genehmigt werden, bevor die Änderungen an den Daten akzeptiert wird. Unabhängig von der Situation geht es immer darum, ein Höchstmaß an Sicherheit für sensible Transaktionen zu gewährleisten und Verantwortlichkeiten zu definieren. Wenn im Voraus die Zuständigkeit für die Genehmigung bestimmter Vorgänge festgelegt wird, lassen sich Unklarheiten und Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung beseitigen.

5 Wege, wie das Vier-Augen-Prinzip maximale Datensicherheit garantiert

Nachfolgend finden Sie fünf Beispiele dafür, wie das Vier-Augen-Prinzip eine entscheidende Rolle beim Schutz Ihrer sensiblen Daten spielt:

  • 1. Überwachung und Sicherung von StandardsVier-Augen-Prinzip
    Jedes Unternehmen ist bestrebt, einen bestimmten Standard für seine Dienstleistungen oder Produkte zu bieten. Die Erfüllung dieses Standards hängt von jeder Maßnahme ab, die während der Arbeit getroffen wird. Das Vier-Augen-Prinzip hilft Ihnen dabei, Ihr Tempo und das Qualitätsniveau zu erhalten. Beim Versand kritischer E-Mails, die von einem Unternehmen versandt werden, empfehlen sich beispielsweise ein System oder eine Person zur doppelten Überprüfung. Dadurch können Informationen über den Umfang, die Art und die Häufigkeit dieser E-Mails sowie entsprechende Erkenntnisse über die Sicherheitsverletzungen im Unternehmen gewonnen werden. Ziel dessen ist es, Schwachstellen für die Datensicherheit aufzudecken.
  • 2. Erkennung von Bedrohungen
    Um eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten, müssen sowohl eingehende als auch ausgehende Daten gleichermaßen überprüft werden. Diese Bewertungstechnik ist sehr hilfreich bei der Analyse von Daten und datenbezogenen Vorgängen, die vielleicht beiläufig erscheinen, aber ernsthaften Schaden verursachen können. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter mit einer verdächtigen Person oder Partei in Kontakt steht, wird durch eine doppelte Überprüfung die Bedrohung erkannt und größere Schäden werden verhindert. Außerdem können sensible ein- und ausgehende Daten markiert und Maßnahmen zugewiesen werden, um Transaktionen mit diesen Daten zu blockieren.
  • 3. Hinweis auf ungewöhnliche Aktivitäten
    Die Sicherheit von Daten in dieser hochtechnologischen Welt ist in der Tat eine große Herausforderung und oft werden Mitarbeiter zu einer großen Sicherheitsbedrohung. Unbeabsichtigte Verstöße gegen die Sicherheitsbestimmungen verursachen schwerwiegende Schäden. Manchmal handeln Mitarbeiter aber auch absichtlich, indem sie wichtige Daten weitergeben.
    Wenn beispielsweise eine Person das übliche E-Mail-Limit ohne ersichtlichen Grund überschreitet oder versucht, vertrauliche Daten weiterzugeben, können diese Handlungen auf ein Problem hinweisen, das durch ein geeignetes Überwachungs- und Wartungssystem erkannt werden kann.
  • 4. Steigerung der Zuverlässigkeit
    Durch Analyse und Bewertung werden die Daten auf verschiedene Weise aussagekräftiger, konkreter und zuverlässiger. Daten sind eine der Grundlagen von Organisationen. Wenn Transparenz darüber herrscht, was ausgetauscht wird (die Qualität und die Art der Daten sowie die damit verbundenen Maßnahmen), und wenn ein angemessenes Überwachungssystem vorhanden ist, dann wird die Entscheidungsfindung einfacher und die Kontrolle, das Vertrauen und die Zuverlässigkeit werden für eine optimale Leistung verbessert.
  • 5. Reduzierung des Risikos
    Im Zeitalter der Technologie sind Daten immer anfälliger und gleichzeitig mit allen Aspekten des Lebens in irgendeiner Weise verbunden. Unternehmen verfügen über sensible Daten über ihre Kunden oder vertrauliche Geschäftsinformationen. Das Vier-Augen-Prinzip trägt dazu bei, das Risiko einer Verletzung des Datenschutzes zu mindern, indem es die Überprüfung und das Ergreifen von Maßnahmen ermöglicht, wenn eine Transaktion verdächtig erscheint. Eine strenge Kontrolle der Maßnahmen und Daten verringert das Risiko von Datenlecks. So können Unternehmensinformationen beispielsweise durch den Zugriff auf vertrauliche Daten durch ausscheidende Mitarbeiter gefährdet werden.

Praktische Vorteile des Vier-Augen-Prinzips in iQ.Suite DLP

Vier-Augen Prinzip

Das Vier-Augen-Prinzip ist ein wesentlicher Bestandteil von iQ.Suite DLP, dem innovativen E-Mail-Sicherheitsprodukt von GBS für erweiterte Data Leakage Prevention (Verhinderung von Datenlecks). Durch verschiedene leistungsfähige Mechanismen analysiert und bewertet die Lösung alle ausgehenden E-Mails und blockiert alle mit kritischem oder fragwürdigem Inhalt. E-Mails können sogar bis zur weiteren Prüfung in Quarantäne gestellt werden. Anschließend werden diese E-Mails gemäß den intern festgelegten Regeln an die zuständige Person weitergeleitet, die entscheidet, ob die Mails freigegeben werden oder blockiert bleiben sollen. Der automatisierte Prozess der doppelten Prüfung ist recht unkompliziert und kann flexibel an die Unternehmensrichtlinien angepasst werden.

Bei den meisten grundsätzlichen Archivfunktionen ist es für eine einzelne Person oft unmöglich, sie alle zu konfigurieren. Sicherheitskritische Vorgänge können von Administratoren oder anderen Benutzern mit hohen Rechten im Archiv nicht ohne die Erlaubnis einer anderen Person durchgeführt werden. Die spezifischen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens können durch die Einrichtung einer Vier-Augen-Authentifizierung für den Zugriff auf und die Wiederherstellung von E-Mail-Kommunikation erfüllt werden.

Das rollenbasierte Rechtemanagement von iQ.Suite DLP erlaubt es, die Benutzer in zwei Gruppen einzuordnen und jeder Gruppe unterschiedliche Zugriffsrechte zu erteilen. Auf sicherheitskritische Funktionen können nur Vertreter der jeweiligen Gruppe (z.B. ein Abteilungsleiter und ein Mitarbeitervertreter) zugreifen, nachdem sie eingerichtet und freigeschaltet wurden. Auf diese Weise stellt die Authentifizierung nach dem Vier-Augen-Prinzip sicher, dass das archivierte Material vor unerwünschtem Zugriff geschützt ist.

Anwendungsbeispiele für das Vier-Augen-Prinzip in der E-Mail-Kommunikation:

In der Praxis kann das Vier-Augen-Prinzip in den folgenden häufigen Szenarien angewendet werden:

  • Unterzeichnung von Rechts- und Finanzdokumenten, die die Unterschrift von zwei oder mehr Personen erfordern.
  • Situationen, in denen eine Bescheinigung der Gehaltsabrechnung erforderlich ist. Bevor die eigentliche Zahlung an den Mitarbeiter erfolgen kann, muss ein Stundenzettel von einem anderen autorisierten Benutzer erstellt werden.
  • Freigaben in Krankenhausorganisationen – Eine Krankenschwester muss ein Medikament für einen Patienten bestellen. Bestimmte medizinische Bestellungen erfordern jedoch die Genehmigung eines lizenzierten Arztes, bevor sie bearbeitet und ausgeführt werden können. In einem modernen System kann die Genehmigung elektronisch und mit digitaler Identität erteilt werden, so dass die Beantragung und Bearbeitung vereinfacht wird, da sich die beiden Organisationen nicht einmal am selben geografischen Ort befinden müssen.

Wenn Sie die Sicherheit Ihrer E-Mails in Bezug auf Daten verstärken möchten, fordern Sie einfach unter sales@gbs.com weitere Informationen an. Wir besprechen gerne die Möglichkeiten, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens am besten entsprechen.