Unkompliziertes und zentrales
Haftungsausschluss-
und Signaturmanagement

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Bringen Sie Ihre E-Mails und Ihr Haftungsausschluss-Management in Einklang mit den rechtlichen Anforderungen und dem Corporate Design

Als Dokumentation der geschäftlichen Kommunikation unterliegen E-Mails zahlreichen gesetzlichen Regulierungen, die die Bereitstellung bestimmter gesetzlich erforderlicher Informationen vorschreiben. Da die Compliance-Verfahren der Unternehmen dezentralisiert und für die meisten Mitarbeiter oft unklar sind, werden diese Vorschriften nicht immer ordnungsgemäß befolgt. Eine Nichteinhaltung birgt jedoch das Risiko von Geldstrafen oder Abmahnungen und macht auf die Geschäftspartner einen unprofessionellen Eindruck. Darüber hinaus spiegeln die E-Mail-Signaturen der einzelnen Mitarbeiter möglicherweise nicht das gewünschte Image und die Anforderungen des Unternehmens wieder.

Ein zentrales Tool für die Verwaltung von Haftungsausschlüssen und Signaturen stellt sicher, dass alle Mitarbeiter in ihrer Kommunikation den zugelassenen Rechtstext verwenden und dass ihre persönlichen Signaturen mit dem Corporate Design übereinstimmen.

iQ.Suite – Erstellung von regelbasierten Haftungsausschlüssen und einheitlichen Signaturen

Die iQ.Suite bietet die folgenden Funktionen für ein flexibles und konformes Haftungs und Signaturenmanagement:

  • Zentrale Regelung für empfänger- und länderspezifische Haftungsausschlüsse – Diese Haftungsauschschlüsse können in jede ausgehende E-Mail integriert werden, um die Haftungsrisiken für Mitarbeiter und Manager auf allen Ebenen zu verringern.
  • Integriertes Konzept der Rechte und Rollen – Die Mitarbeiter können Dokumente, Grafiken und Dateianhänge browserbasiert per Mausklick verwalten, wobei Anpassungen nur von autorisierten Personen vorgenommen werden können.
  • Automatisierte Implementierung von allgemeinen und personalisierten E-Mail-Signaturen – Die Mitarbeiter sind von der manuellen Erstellung ihrer individuellen Signaturen entlastet und können stattdessen vordefinierte Absenderinformationen gemäß den unternehmensinternen Corporate-Design-Richtlinien verwenden.
  • Hinzufügen von bevorzugten Textelementen, Bildern, vCards, QR-Codes und mehr – Flexible und benutzerdefinierte Erstellung von Text- und Bildfeldern.

Ihre Vorteile:

  • Zentrale, serverbasierte Integration von Pflichtinformationen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Automatische Integration von rechtlichen Hinweisen (Haftungsausschluss)
  • Integration von Mitarbeitersignaturen aus dem zentralen E-Mail-Adressbuch
  • Einhaltung des Corporate Designs
  • Benutzerdefinierte Textanhänge für bestimmte Zeiträume
  • Textanhänge in verschiedenen Sprachen für unterschiedliche Empfänger
  • Einfache, browserbasierte Verwaltung der Signaturinhalte durch einzelne Unternehmensabteilungen
  • Automatische dynamische Signaturen auf Basis von:
    – Interner vs. externer Empfänger
    – Geostandort – die Signatur kann je nach Standort des Absenders in verschiedenen Sprachen sein
    – Kampagnen – während zeitlich begrenzter Aktivitäten können verschiedene Personen zusätzliche Objekte in ihren Signaturen haben.

IQ.Suite für Haftungsausschluss- und Signaturmanagement:

iQ.Suite Trailer


Zentralisierte, regelbasierte Erstellung von Haftungsauschlüssen und Signaturen gemäß Corporate Design


verfügbar für Domino, Microsoft, on-prem und Cloud

Möchten Sie Ihre ausgehenden E-Mails mit den gesetzlichen und firmeninternen Anforderungen in Einklang bringen?

Stellen Sie einfach eine Anfrage an unser Vertriebsteam unter sales@gbs.com, und wir vereinfachen gerne Ihr Signaturmanagement.

Materialien

Blog-Article:

Sicherheitspanne: Sensible Daten an den falschen Empfänger senden

Ein Vorfall, der häufiger vorkommt, als uns bewusst ist

Wenn wir über Cybersicherheit sprechen, denken wir oft nur an Abwehr. Wir glauben, dass wir etwas in der digitalen Welt haben, das uns gehört, und dass wir es vor Bedrohungen von außen schützen müssen. Das ist absolut richtig, aber es umfasst nicht alle unsere Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Cybersicherheit. Im Mittelpunkt dieser Verantwortung stehen die Daten und ihre Sicherung in jeder Hinsicht. Natürlich kommt der Großteil der Bedrohungen von außen, und es ist absolut notwendig, dass wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um ihnen entgegenzuwirken. Allerdings sollten wir die Möglichkeit nicht unterschätzen, dass diese Informationen auch intern missbraucht werden können.

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