Machen Sie Ihre E-Mail
DSGVO konform

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Fühlen Sie sich überfordert mit all den E-Mail-Compliance-Vorschriften?

Der Druck auf Unternehmen durch gesetzliche Vorschriften für den Umgang mit personenbezogenen Daten und E-Mail-Compliance hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Alle europäischen Organisationen unterliegen der Allgemeinen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die strenge Regeln für den Datenschutzes vorsieht, die auch E-Mails betreffen.

E-Mail-Compliance bedeutet also sicherzustellen, dass die E-Mails eines Unternehmens mit den entsprechenden staatlichen oder branchenspezifischen Vorschriften sowie den internen Richtlinien übereinstimmen. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften hat nachweislich zu schweren Strafen geführt. Es gibt kein Rezept für eine optimale Compliance, aber je nach Tätigkeit können Unternehmen verschiedene Aspekte definieren, um ihre Compliance zu verbessern.

Wie Sie E-Mail-Compliance sicherstellen:

  • Festlegung interner Richtlinien – Lernen Sie die Teilnehmer und den Inhalt Ihrer Kommunikation kennen, damit Sie die passenden Richtlinien und Mechanismen festlegen können, die von den Vorschriften je nach Datentyp und Sensibilität empfohlen werden.
  • Schutz gewährleisten – Sorgen Sie für Sicherheit, indem Sie die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen einhalten und die Vertraulichkeit der Daten schützen, einschließlich des Schutzes vor Malware und anderen Cyber-Bedrohungen.
  • Verschlüsselung verwenden – Das Senden, Empfangen und Speichern vertraulicher Daten sollte durch eine Verschlüsselung gesichert werden, um unbefugten Zugriff oder Lecks zu verhindern. Wenn die Daten verschlüsselt sind, hat der Datenverarbeiter ein grundlegendes Sicherheitsniveau gemäß der DSGVO gewährleistet und muss keine Anzeige erstatten, wenn sie gestohlen werden oder verloren gehen.
  • Berechtigungen festlegen – Bestimmen Sie, wer das Recht hat, mit sensiblen Daten zu arbeiten, und stellen Sie sicher, dass dies in einer gesetzeskonformen Weise geschieht. Definieren Sie Richtlinien und Mechanismen zur Identifizierung und zum Schutz sensibler Daten für alle anderen Fälle von Austausch und Kommunikation.
  • Archivierung von E-Mails – Derzeit ist die DSGVO die strengste Vorschrift in Bezug auf die Aufbewahrung von E-Mails, die vorschreibt, dass E-Mails nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und dann gelöscht werden dürfen. Gleichzeitig sind E-Mails Dokumentationen von Geschäftsaktivitäten und müssen für rechtliche oder Prüfungszwecke aufbewahrt und ordnungsgemäß sortiert werden, damit sie leicht zu suchen, zu finden und wiederherzustellen sind. Eine zentral automatisierte Archivierung entlastet die Mitarbeiter von dieser manuellen Arbeit und sorgt für eine sachgerechte Ausführung.
  • Verwenden Sie Disclaimer – Laut Gesetz müssen Unternehmen ihre Datenschutzpolitik klar darlegen und ihre Kunden darüber informieren, warum sie ihre Daten sammeln. Darüber hinaus sollten Unternehmen beim Versand von Newslettern, Benachrichtigungs-E-Mails oder Bulletins immer eine sichtbare Abmeldeoption vorsehen, damit die Empfänger den Erhalt unerwünschter E-Mails abbestellen können.

GBS kann Ihnen helfen, Ihre E-Mails mit den Vorschriften in Einklang zu bringen.

Wir bieten Ihnen:

Serverbasierte Verschlüsselung

Serverbasierte, zentrale Verschlüsselung von E-Mails

Einrichtung sicherer Verbindungen mit Partnern, mit denen Sie sensible Daten austauschen

Zentrales, multimandantenfähiges Schlüssel- und Zertifikatsmanagement

Automatische Auswahl geeigneter Verschlüsselungsmethoden gemäß den Unternehmensrichtlinien

Zentralisierte Ablage von persönlichen und unternehmensbezogenen öffentlichen Schlüsseln auf dem Server

Import und Export von Zertifikaten und Schlüsseln

ZUM PRODUKT

PDF-basierte Nachrichtenverschlüsselung

Benutzerfreundliche Nachrichtenverschlüsselung, die durch den Inhalt gesteuert oder von den Endbenutzern verwaltet wird

Verschlüsselung von E-Mails durch den Einsatz einer starken PDF-Verschlüsselungstechnologie, die von internen Benutzern und externen Empfängern einfach zu verwenden ist

Keine komplexe Server-zu-Server-Einrichtung erforderlich

Flexible Passwortverwaltung, die es Ihnen ermöglicht, je nach Bedarf, Anwendungsfall und Unternehmensrichtlinien einen voreingestellten oder ein zufälliges Passwort zu definieren

ZUM PRODUKT

Haftungsausschluss und Signaturmanagement

Zentrale, serverbasierte Integration von Pflichtangaben gemäß gesetzlicher Vorgaben

Automatische Einbindung von Haftungsausschluss-Erklärungen zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Einhaltung des Erscheinungsbildes (Corporate Design) und Unternehmenspolitik

ZUM PRODUKT

Automatische E-Mail-Archivierung

Nahtlose Integration der E-Mail-Kommunikation in die Geschäftsprozesse

Erfüllung gesetzlicher und betrieblicher Anforderungen

Nutzung klassischer Funktionen von Archivsystemen: Revisionssicherheit, Indizierung, Suchen, Auffinden und Wiederherstellen der Daten im Archiv

Kopplung an externe Archive und Nutzung vorhandener Archiv-Funktionalitäten

Kopplung an Compliance-Systeme für Audits, Pre- oder Post-Reviews

ZUM PRODUKT

Data Loss Prevention

Aufdecken von Verhaltensanomalien in den E-Mail-Verhaltensmustern der Nutzer

Anhalten verdächtiger E-Mails

Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen

Anwendung des 4-Augen-Prinzips

ZUM PRODUKT

Malware Schutz

Anwendung eines mehrstufigen Malwareschutzes auf eingehende, ausgehende und auch interne E-Mails, wie es die Vorschriften vorsehen

Anwendung von Analysemechanismen wie Sandboxing zur Bekämpfung von Zero-Day-Angriffen

ZUM PRODUKT

Möchten Sie die E-Mail-Compliance Ihres Unternehmens sicherstellen?

Wenden Sie sich einfach an unser Vertriebsteam unter sales@gbs.com um eine Anfrage zu stellen, und wir werden gerne gemeinsam mit Ihnen an der Verbesserung Ihrer Compliance-Vorkehrungen arbeiten.

Dokumenten

Blog-Article:

Business Email Compromise – der wohl teuerste E-Mail-Angriff

BEC ist viel gefährlicher und kostspieliger als Phishing

Business Email Compromise (BEC) ist eine Art von Cyberangriffen, die in den letzten Jahren auf dem Vormarsch ist. Laut verschiedenen Studien und Forschern (z. B. FBI Crime Complaint Center) ist BEC einer der lukrativsten Angriffe für Cyberkriminelle. Nach einer Untersuchung des FBI (I3C) belaufen sich die Verluste durch BEC-Betrug allein in den USA auf 1,8 Milliarden Dollar. Das ist eine Vervierfachung im Vergleich zu 2016. Außerdem berichtet Statista, dass die Zahl der BEC-Angriffe jedes Jahr zunimmt.

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