Professionelles
E-Mail-Signatur-
Management
Steuere sämtliche Signaturen zentral, DSGVO-konform und CI-sicher – für Microsoft 365, Exchange und HCL Domino.
Zentrale E-Mail-Signaturen
Einheitlich. Rechtssicher. Vollautomatisiert.
E-Mails sind einer der wichtigsten Kommunikationskanäle in deinem Unternehmen – und sie enden immer mit einer Signatur. Was wie ein Detail wirkt, ist in Wahrheit ein rechtlicher, technischer und kommunikativer Faktor. Wird die Signatur nicht zentral verwaltet, entstehen Inkonsistenzen, rechtliche Risiken und ein unprofessioneller Außenauftritt.
Mit dem zentralen Signaturmanagement von GBS steuerst Du sämtliche E-Mail-Signaturen automatisiert, DSGVO-konform und CI-sicher – über alle Systeme und Standorte hinweg. Eine Lösung, viele Vorteile.
E-Mail-Signaturmanagement in Zahlen
Wusstest du, dass
Egal ob Du als IT-Administrator:in, Compliance-Verantwortliche:r, Chief Information Security Officer oder im Marketing arbeitest – Du stehst täglich vor ähnlichen Herausforderungen:
Uneinheitliche E-Mail-Signaturen, fehlende Pflichtangaben, dezentrale Pflege durch Mitarbeitende und der steigende Aufwand, CI-Vorgaben und rechtliche Anforderungen über alle Systeme hinweg sicherzustellen.
Du brauchst eine Lösung, die nicht nur zuverlässig funktioniert, sondern sich nahtlos in Deine bestehende Infrastruktur einfügt – ohne dein Team mit zusätzlichem Aufwand zu belasten. Genau hier setzt das Signaturmanagement von GBS an: Es automatisiert die Verwaltung, stellt Compliance sicher und stärkt den professionellen Auftritt deines Unternehmens – zentral, rechtssicher und einfach.
Lösungen
Zentrales E-Mail-Signaturmanagement - einfach, sicher, im Corporate Design
Zentrale Plattform für E-Mail-Signaturen & Disclaimer
Ein zentrales Dashboard ermöglicht die regelbasierte Erstellung und Verwaltung von rechtssicheren Signaturen sowie rechtlichen Hinweisen. Inhalte werden automatisch serverseitig bereitgestellt.
- für Teams, Abteilungen oder die gesamte Organisation
- Skalierbar, Cloud-basiert
- jederzeit anpassbar
Flexible Integration in bestehende Systeme
Nahtlose Anbindung an Microsoft 365, Exchange, HCL Domino oder hybride IT-Landschaften – ohne Eingriff in bestehende Prozesse oder Infrastrukturen.
- Technologieoffen & zukunftssicher
- Schnelle Implementierung
- Minimaler IT-Aufwand
Mandantenfähigkeit & rollenbasierte Steuerung durch Fachabteilungen
Erlaubt dezentralisierte Anpassungen durch Marketing, HR oder Compliance – mit zentraler Governance durch IT. Nutzer haben nur Rechte für vordefinierte Anpassungen, Änderungen werden vorab geprüft.
- Zentrale Governance bei maximaler Flexibilität
- Mandantenfähig für komplexe Unternehmensstrukturen
- Rechte- und Rollenkonzept mit Freigabeprozessen
Bannerkampagnen & Marketing-Boost
Nutze jede E-Mail als wirkungsvolle Marketingfläche – CI-konform, DSGVO-sicher und gezielt steuerbar über zentrale Kampagnen.
- Kampagnenzeiträume festlegen
- Zielgruppengenaue Ausspielung
- Volle Markenhoheit
Made in Germany, DSGVO-konform & gehostet in der EU
Die Lösung erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit – ideal für KRITIS, Banken, Versicherungen und datensensible Branchen.
- Hosting in zertifizierten Rechenzentren innerhalb Europas
- Rechtssichere Umsetzung der DSGVO & GoBD-Vorgaben
- Technisch & organisatorisch auditierbar
Vorteile
E-Mail-Signaturmanagement – deine Vorteile auf einen Blick
Sichert eine stringente, CI-konforme Darstellung aller E-Mail-Kommunikationen – unabhängig vom Standort, Gerät oder Absender. Das stärkt die Markenwahrnehmung und schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden.
Verwandelt jede E-Mail in einen aktiven Kommunikationspunkt mit dynamischen Bannern und Call-to-Actions, die zielgerichtet ausgespielt und messbar ausgewertet werden können. Maximiert Reichweite und Lead-Generierung im Alltag.
Stellt sicher, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben (z. B. Handelsregister, Impressum, DSGVO) automatisch und kontextbezogen eingebunden werden. Vermeidet Bußgelder, Abmahnungen und Compliance-Verstöße, speziell in stark regulierten Branchen.
Verringert den manuellen Pflegeaufwand für IT-Abteilungen durch selbstständige Verwaltung von Signaturen und Kampagnen durch Marketing, HR und Compliance. Erhöht die Agilität und reduziert interne Reibungsverluste.
Ermöglicht sofortige, zentrale Aktualisierung von Signaturen und Haftungstexten – ohne Nutzerintervention. Hilft, in dynamischen Märkten oder Krisensituationen schnell und fehlerfrei zu reagieren.
Unterstreicht Ihr professionelles Image durch konsistente Kommunikation und strenge Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Das fördert Vertrauen bei Kunden und Partnern und stärkt Ihre Position in stark regulierten Märkten.
Bietet revisionssichere Dokumentation, Rollen- und Mandantenverwaltung sowie Freigabeprozesse. Minimiert Fehler, sichert Nachvollziehbarkeit und unterstützt regulatorische Anforderungen.
Passt sich flexibel an wachsende Anforderungen an – von KMU bis zu multinationalen Konzernen. Unterstützt Mehrsprachigkeit, mandantenfähige Strukturen und hybride IT-Umgebungen.
In der Praxis
So hilft E-Mail-Signaturmanagement in der Praxis – echte Anwendungsszenarien
Funktionen
Was unser Signaturmanagement kann – Funktionen im Überblick
- Zentrale Steuerung aller E-Mail-Signaturen: Einheitliches Management über eine Oberfläche – unabhängig von Standort, Gerät oder Nutzer.
- Integration in Microsoft 365, Exchange & HCL Notes: Kompatibel mit gängigen Mail-Systemen – On-Prem, Cloud oder Hybrid.
- Automatisierte Pflichtangaben: Rechtliche Informationen (Impressum, DSGVO etc.) werden kontextabhängig eingefügt.
- Kampagnenbanner mit Zielgruppensegmentierung: Banner können nach Abteilung, Sprache, Region oder Empfängerart ausgespielt werden.
- Live-Aktualisierung ohne User-Interaktion: Änderungen greifen sofort – auch mobil und ohne Neustart.
- Rollen- & mandantenfähige Administration: IT kann Mandanten verwalten, Marketing Inhalte steuern – mit klarer Berechtigung.
- Revisionssichere Protokollierung: Jede Änderung wird automatisch dokumentiert – inkl. Historie und Freigabeprozess.
- Active Directory / Domino Sync: User-Daten werden automatisiert übernommen und regelmäßig synchronisiert.
- Mehrsprachigkeit & Lokalisierung: Signaturen und Banner können sprach- und regionalspezifisch hinterlegt werden.
- API-Zugriff & Drittanbieteranbindung: Ermöglicht automatisierte Workflows und Integration in bestehende IT-Prozesse.
FAQ
Häufige Fragen zu
Signaturmanagement
Ja, unsere Lösung unterstützt alle gängigen Mailprogramm, wie Microsoft 365, Outlook, Exchange, Gmail, HCL Notes und viele weitere Systeme – unabhängig vom verwendeten Client (Desktop, Web, Mobile). Damit ist eine durchgängige Signatur konsistent gewährleistet.
Ja. Mit der iQ. Suite lassen sich gezielt Banner-Kampagnen steuern – z. B. nach Abteilung oder für einen bestimmten Zeitraum. So wird jede E-Mail zum skalierbaren Marketing-Kanal.
Uneinheitliche Signaturen wirken unprofessionell und bergen rechtliche Risiken. Eine zentrale Lösung stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden stets eine aktuelle, korrekte und rechtssichere E-Mail-Signatur verwenden – unabhängig vom Endgerät oder Standort.
Zentrales E-Mail-Signaturmanagement bezeichnet die softwaregestützte, unternehmensweite Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Dabei werden Signaturen zentral erstellt, gepflegt und automatisiert ausgerollt – DSGVO-konform und CI-gerecht. Das sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild und minimiert Compliance-Risiken.
Die Integration erfolgt über APIs, SFTP, Active Directory oder Cloud-Konnektoren. Der Rollout ist in der Regel ohne Installation auf den Endgeräten möglich und lässt sich flexibel an bestehende IT-Infrastrukturen anpassen – auch bei hybriden oder On-Premise-Umgebungen.
Die Lösung ist Multi-Mandantenfähig und passt sich flexibel jeder Unternehmensgröße an – vom KMU bis zum internationalen Konzern. Auch komplexe Konzernstrukturen mit mehreren Gesellschaften oder Marken lassen sich zentral verwalten: Signaturen, Kampagnen und Benutzerrechte können unternehmensübergreifend gesteuert werden – mit klarer Trennung und zentraler Kontrolle. Neue User, Standorte oder Templates lassen sich jederzeit einfach hinzufügen. Das macht das System ideal für dynamisch wachsende Organisationen und Gruppenstrukturen.
Zentrale Signaturlösungen bieten rollenbasierte Zugriffe, Audit-Logs und revisionssichere Protokolle. So lassen sich rechtliche Vorgaben wie DSGVO, GoBD oder ISO-Normen sicher erfüllen – besonders wichtig für regulierte Branchen wie Banken, Versicherungen oder KRITIS-Betreiber.
Die Software wird ausschließlich in Deutschland entwickelt. Auch der Support sitzt in Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU – ohne internationale Datenübertragungen oder Cloud Act-Risiken.
