E-Mail-
Verschlüsselung
Umfassende E-Mail-Verschlüsselung von Textinhalten und Dateianhängen.
E-Mail-Verschlüsselung – die Basis für NIS2
Mit NIS2 sind Unternehmen verpflichtet, die Vertraulichkeit und Integrität ihrer Kommunikation und Dokumente nachweisbar sicherzustellen. Verstöße können nicht nur hohe Bußgelder und Reputationsverluste nach sich ziehen, sondern auch verpflichtende Sicherheitsmaßnahmen erzwingen.
Viele Mail-Plattformen übertragen Inhalte standardmäßig unverschlüsselt, während sensible Informationen – von Kundendaten über Finanzunterlagen bis hin zu internen Strategien – täglich steigen. Unternehmen benötigen deshalb eine Lösung, die automatisiert, skalierbar und zuverlässig schützt und gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllt.
Unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Richtlinien und Compliance Vorgaben.*
BSI IT-Grundschutz
*GBS‑Verschlüsselungslösungen unterstützen die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen im Sinne der genannten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Eine Zertifizierung, Garantie der Rechtskonformität oder Rechtsberatung ist nicht Gegenstand dieses Angebots.
Ihre Vorteile auf einen Blick.
iQ.Suite E-Mail-Verschlüsselung
E-Mails, Anhänge und Dokumente werden automatisch verschlüsselt – serverseitig und regelbasiert. Sensible Informationen verlassen Ihr Unternehmen ausschließlich geschützt.
Ob M365, Exchange oder hybride Umgebungen: Unsere Verschlüsselungslösung fügt sich unkompliziert in bestehende Systeme ein – ohne zusätzlichen Wartungsaufwand.
Durch den Einsatz von Schlüsseln und Zertifikaten wird sichergestellt, dass Nachrichten eindeutig vom Absender stammen und unterwegs nicht verändert wurden.
Verschlüsselungsregeln, Schlüssel und Zertifikate werden zentral verwaltet. Änderungen greifen sofort und lassen sich jederzeit auditieren.
Serverbasierte Verschlüsselung ohne Schulungsaufwand für Endanwender. Geeignet für Unternehmen jeder Größe – vom Mittelstand bis zu komplexen Konzernstrukturen.
Zentrale Schlüsselverwaltung, transparente Prozesse und flexible Bereitstellung (On-Premises, Cloud, hybrid oder SaaS) sorgen für volle Kontrolle über sensible Daten – DSGVO, ISO 27001 & Co.
Verschlüsselung in Zahlen
Wussten Sie, dass
Egal, ob Sie als IT-Sicherheitsverantwortliche:r, Chief Information Security Officer, Compliance-Manager:in oder IT-Administrator:in arbeitest – Sie kennen die täglichen Herausforderungen: unverschlüsselte E-Mails, sensible Anhänge, vertrauliche Daten, die potenziell abgefangen oder manipuliert werden könnten, sowie die Zusammenarbeit mit externen Partnern erschweren den Schutz von Informationen und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Viele Mitarbeiter:innen meiden Verschlüsselung, weil sie Angst haben, etwas falsch zu machen oder die Prozesse zu kompliziert sind. Genau hier setzt die iQ.Suite an: Sie verschlüsselt Textinhalte und Dateianhänge automatisch, nahtlos und ohne zusätzliches Interface – einfach ein Häkchen setzen, fertig. So werden Risiken minimiert, Compliance-Anforderungen erfüllt und die Produktivität Ihres Teams bleibt voll erhalten.
Integrität sicher - Risiken minimieren
Die Lösung für verschlüsselte und sichere E-Mail-Kommunikation
iQ.Suite Verschlüsselung begegnet diesen Anforderungen mit zwei unabhängig einsetzbaren Lösungen:
1. Schlüssel-/Zertifikatsbasierte E-Mail-Verschlüsselung
E-Mails werden automatisch analysiert und serverseitig mit Schlüsseln und Zertifikaten verschlüsselt. So ist sichergestellt, dass vertrauliche Nachrichten stets geschützt, authentisch
und unverändert beim Empfänger ankommen – ohne manuelles Zutun des Absenders.
- Automatisch & regelkonform: Verschlüsselung erfolgt vollautomatisch nach deinen Unternehmensrichtlinien.
- Zentrale Verwaltung: Schlüssel und Zertifikate werden zentral gesteuert – revisionssicher und auditfähig.
- Nahtlose Integration: Funktioniert mit bestehenden Mail-Servern und IT-Strukturen ohne Zusatzaufwand.
- Partnerfreundlich: Externe Empfänger erhalten verschlüsselte E-Mails, auch ohne eigene Lösung.
2. PDF-basierte E-Mail-Verschlüsselung
E-Mails einschließlich aller Anhänge und Textinhalte werden automatisiert in passwortgeschützte, verschlüsselte PDF-Dokumente umgewandelt.
- Automatisch & sicher: E-Mails und Anhänge werden automatisch in verschlüsselte PDFs umgewandelt.
- Flexibles Passwortmanagement: PDFs können mit individuell festgelegtem oder automatisch generiertem Passwort geschützt werden.
- Einfache Zustellung: Empfänger öffnen die PDFs ohne zusätzliche Software, nur mit PDF-Reader und Passwort – auf allen Endgeräten, mobil oder Desktop.
- Compliance-konform: Jede verschlüsselte Nachricht hinterlässt einen revisionssicheren Pfad, der interne Abläufe und externe Kommunikation schützt.
Integrität sicher - Risiken minimieren
Durchgängige E-Mail-Verschlüsselung - Zertifikats-/Schlüsselbasiert
Die Lösung ermöglicht die sichere Übermittlung von E-Mails und Anhängen. Der Sender erstellt die Nachricht wie gewohnt, fügt Dokumente hinzu und übergibt sie an den zentralen Server. Dort wird sie automatisch analysiert und nach Unternehmensrichtlinien geprüft – zum Beispiel über die DLP-Lösung von GBS. Das Zertifikats- und Schlüsselmanagement stellt die passenden Schlüssel bereit; fehlt ein Schlüssel, kann automatisch eine Anfrage ausgelöst oder die Nachricht sicher an externe Partner zugestellt werden. Für jeden Empfänger lässt sich individuell festlegen, ob die E-Mail verschlüsselt oder unverschlüsselt zugestellt wird.
Sender
Der Sender erstellt die Nachricht und
fügt bei Bedarf Dokumente hinzu.
E-Mail-Server mit iQ.Suite
Die E-Mail wird unverschlüsselt
an den zentralen Server übergeben. Dieser analysiert und prüft die Unternehmensrichtlinien.
Verschlüsselte E-Mail
Empfänger A erhält die verschlüsselte E-Mail
Unverschlüsselte E-Mail
Empfänger B erhält die unverschlüsselte E-Mail
Zentrale Schlüssel-/
Zertifikatsverwaltung
Stellt die passenden Schlüssel oder Zertifikate bereit. Fehlt ein Schlüssel, wird eine Anfrage ausgelöst.
Sicher. schnell. automatisiert
PDF-Verschlüsselung / Mail-to-PDF
E-Mails und Anhänge werden automatisch in passwortgeschützte PDFs umgewandelt. Empfänger öffnen sie einfach mit einem PDF-Reader – keine Zertifikate, keine Zusatzsoftware nötig.
Das Passwort wird sicher übermittelt (E-Mail, Link, Telefon oder SMS), und alle Anhänge bleiben unverändert im Originalformat eingebettet. So lassen sich vertrauliche Informationen einfach, flexibel und empfängerunabhängig verschicken.
Die Lösung stellt sicher, dass Compliance und Datenschutz eingehalten werden. Jede Nachricht hinterlässt einen revisionssicheren Nachweis, der Sicherheit, Integrität und Nachvollziehbarkeit garantiert – ideal für Unternehmen, Behörden oder Banken mit hohen Sicherheitsanforderungen.
Vorteile
- Automatische Verschlüsselung von E-Mails & Anhängen
- Empfängerfreundlich, lesbar auf allen Geräten
- Revisionssicher & compliance-konform
- Originalanhänge bleiben erhalten
Sender
versendet unverschlüsselte E-Mail inkl. Anhang
iQ.Suite Server
Die Nachricht wird an den iQ.Suite-Server übergeben, der automatisch die Verschlüsselung und PDF-Erstellung startet.
Versand der verschlüsselten PDF
Verschlüsselte E-Mail als passwortgeschützte PDF wird an den Empfänger zugestellt.
Zentrale Passwortverwaltung
Das Passwort für die verschlüsselte PDF wird vom KeyManager zentral erzeugt und sicher verwaltet.
Zustellung des Passworts
Das Passwort wird auf sicheren Wegen direkt an den Empfänger übermittelt – z. B. per E-Mail, Link, Telefon oder SMS.
Empfänger
Der Empfänger erhält die verschlüsselte PDF, öffnet sie mit Passwort auf jedem Gerät, während die Anhänge unverändert im Originalformat enthalten bleiben.
iQ.Suite Keymanager
Schlüssel-/ Zertifikatsmanagement
Im iQ.Suite KeyManager werden Schlüssel und Zertifikate revisionssicher verwaltet und über den TrustCenter-Konnektor
automatisch für die Verschlüsselung bereitgestellt.
Trust Center
stellen die Zertifikate/Schlüssel bereit
Konnektor
schickt die Schlüssel/Zertifikate an das zentrale Schlüssel-/Zertifkatsmanagement
Schlüssel-/Zertifkatsmanager
übergibt die passenden Schlüssel/Zertifikate an den E-Mail-Server
SQL Datenbank
alle Daten werden revisionssicher gespeichert
E-Mail-Server
versendet die verschlüsselten E-Mails/Dokumente serverseitig
Beispiele
So schützt E-Mail-Verschlüsselung in der Praxis - echte Anwendungsszenarien
Funktionen
Was unsere E-Mail-Verschlüsselungs-Lösung kann – Funktionen im Überblick
- Serverseitige E-Mail-Verschlüsselung: E-Mails und Anhänge werden automatisch nach Unternehmensrichtlinien verschlüsselt – sicher, transparent und ohne manuelles Zutun der Mitarbeitenden.
- PDF-Verschlüsselung / Mail-to-PDF: E-Mails inkl. Textinhalte und Anhängen werden automatisch in passwortgeschützte PDFs umgewandelt, die auf jedem Gerät lesbar sind – auch ohne eigene Verschlüsselungsinfrastruktur.
- Regelbasiertes Management: Granulare Steuerung auf Nutzer-, Abteilungs- oder Unternehmensebene ermöglicht die exakte Umsetzung von Compliance-Anforderungen und unternehmensinternen Richtlinien.
- Automatisierte Prozesse: Alle Verschlüsselungen, Konvertierungen und Prüfungen laufen vollautomatisch im Hintergrund, reduzieren Fehlerquellen und entlasten Mitarbeitende.
- Nachweisbare Compliance & Audit: Jede verschlüsselte Nachricht hinterlässt einen revisionssicheren Pfad, der interne Abläufe und externe Kommunikation gleichermaßen schützt.
-
Integration & Skalierbarkeit: Nahtlose Einbindung in Microsoft 365, Exchange oder HCL Domino – On-Premises, Cloud, hybrid oder SaaS, für Unternehmen jeder Größe.
FAQ
Häufige Fragen zu
E-Mail-Verschlüsselung
Die iQ.Suite ermöglicht es, die E-Mail-Verschlüsselung nach Ihren Unternehmensrichtlinien gezielt zu steuern. So können Sie bestimmte Teams oder Abteilungen – beispielsweise die Kommunikation des Betriebsrats – automatisch verschlüsseln lassen, während andere Nutzergruppen optional verschlüsseln. Das stellt sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt versendet werden, Compliance-Anforderungen eingehalten werden und der administrative Aufwand für die IT minimal bleibt.
Ja. Passwörter oder sichere PDF-Downloads ermöglichen externen Empfängern den Zugriff, ohne dass sie Zertifikate oder zusätzliche Software benötigen. So bleiben Geschäftsprozesse effizient und sicher.
Mit NIS2 müssen Unternehmen die Vertraulichkeit und Integrität ihrer Kommunikation nachweisbar sicherstellen. E-Mail-Verschlüsselung schützt sensible Daten und minimiert Risiken wie Bußgelder, Datenverlust und Reputationsschäden.
Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird die Nachricht nur auf den Endgeräten von Sender und Empfänger verschlüsselt. Der Server kann die Inhalte nicht sehen, weshalb zentrale Sicherheitsprüfungen wie Antivirus oder DLP nicht möglich sind. Außerdem ist die Einrichtung für viele Nutzer komplex, was Skalierung und Compliance erschwert.
Serverseitige Verschlüsselung verschlüsselt die E-Mail zentral auf dem Server, bevor sie das Unternehmen verlässt. Dadurch lassen sich Sicherheitsprüfungen automatisiert durchführen, Regeln zentral anwenden und Compliance-Anforderungen nachweisbar erfüllen – unabhängig vom Gerät, Betriebssystem oder Standort. Die Lösung ist damit Enterprise-ready und einfach skalierbar, selbst bei tausenden Nutzern.
Verschlüsselte Nachrichten ermöglichen den Nachweis von Vertraulichkeit und Integrität. So erfüllen Unternehmen gesetzliche Vorgaben, reduzieren Bußgelder bis zu 10 Mio. € bzw. 2 % des Jahresumsatzes und sichern den Reputationsschutz.
Jede E-Mail wird digital signiert, wodurch Absender, Empfänger und Inhalte nachweisbar bleiben. Das erleichtert Audits, Compliance-Berichte und reduziert rechtliche Risiken.
PDF-Verschlüsselung schützt Dokumente durch ein Passwort oder PIN. Sie eignet sich besonders für den sicheren Austausch von Dokumenten oder Rechnungen mit Partnern und/oder Kunden, die keine eigene E-Mail-Verschlüsselung nutzen.
Die Lösung lässt sich zentral auf Servern implementieren und automatisiert Regeln für beliebig viele Nutzer. Das reduziert Administration, Fehlerquellen und Schulungsaufwand, selbst bei tausenden E-Mail-Konten. Ein Rollout auf einzelnen Geräten ist nicht nötig, da die Verschlüsselung zentral auf dem Server erfolgt – unabhängig vom Gerät, Betriebssystem oder Standort.
Die iQ.Suite arbeitet flexibel nach Ihren Unternehmensrichtlinien. E-Mails werden standardmäßig unverschlüsselt archiviert, sodass das Unternehmen jederzeit auf alle Nachrichten zugreifen kann – selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben. Das erleichtert Compliance-Prüfungen, Audits und den Zugriff auf Informationen für autorisierte Mitarbeiter. Besonders sensible E-Mails können auf Wunsch verschlüsselt archiviert werden, ohne den Zugriff auf die übrigen Inhalte einzuschränken.