GBS AI.Suite - Inbox Assistent
Weniger sortieren. Mehr erledigen.
Eingehende E-Mails über Sammelpostfächer wie info@,
support@ oder
kundenservice@
automatisch klassifizieren, priorisieren und weiterleiten –
KI-gestützt, compliant und flexibel integrierbar.
Der Business Case in Zahlen - Was intelligente Inbox-Automatisierung für Ihr Unternehmen konkret bedeutet.
Manuelle Sichtung, Weiterleitung und Rückfragen kosten Ihr Team täglich wertvolle Zeit – Zeit, die für die eigentliche Bearbeitung fehlt. Der GBS AI.Suite – Inbox Assistent reduziert diesen Aufwand spürbar: durch automatische Klassifikation, intelligentes Routing und skill-basierte Zuordnung.
Wie hoch das Einsparpotenzial in Ihrer Organisation konkret ausfällt, hängt von Anfragevolumen und Prozessreife ab – und lässt sich bereits im Rahmen eines Pilotprojekts belastbar quantifizieren.
Das unterschätzte Problem hinter jedem Sammelpostfach.
Die Kosten manueller Postfachverwaltung sind selten sichtbar – aber sie sind real. Bis zu drei Stunden pro Mitarbeitenden und Tag fließen in Sichtung, Einschätzung und Weiterleitung von E-Mails. Anfragen warten vier bis acht Stunden auf eine erste Reaktion. Bis zu 30 Prozent landen zunächst am falschen Ort. Und unvollständige Nachrichten verzögern die Bearbeitung um Tage, bevor sie überhaupt begonnen hat. Was wie normaler Arbeitsalltag wirkt, ist in Summe ein erheblicher Effizienz- und Qualitätsverlust – einer, den sich kein Unternehmen dauerhaft leisten kann.
Zahlen, die überzeugen
40 %
80 %
40%
Problemfelder
Hohes Nachrichtenvolumen, kein einheitliches Format, keine automatische Kategorisierung. Klassische Filter erkennen Muster – verstehen Bedeutung nicht.
Routing-Entscheidungen hängen an einzelnen Personen. Fehlen sie, fehlt das Wissen. Eine strukturelle Schwachstelle, die sich mit jeder Abwesenheit zeigt.
Viele Teams, viele Empfänger, eine Anfrage. Manuelle Zuordnung ist fehleranfällig – und skaliert nicht.
Fehlende oder widersprüchliche Angaben erzwingen Rückfragen – und verzögern die Bearbeitung, bevor sie begonnen hat.
Ohne systematische Bewertung bestimmt die Reihenfolge des Eingangs, was zuerst bearbeitet wird – nicht die Dringlichkeit.
Manuelle Prozesse hinterlassen keine nachvollziehbaren Spuren. In regulierten Branchen ist das ein Risiko, kein Randthema.
Mehr als eine weitere Inbox-Lösung
Shared Mailboxen, Ticketsysteme und bekannte AI-Lösungen lösen jeweils einen Teil des Problems. Der GBS AI.Suite – Inbox Assistent steuert den gesamten Prozess.
| Lösung | Fokus |
|---|---|
| Shared Mailbox | Postfachverwaltung |
| Ticketsystem | Vorgangsverwaltung |
| Bekannte AI-Lösungen | Einzelne Aufgaben |
| GBS AI.Suite - Inbox Assistent | End-to-End-Kommunikationsprozess |
Andere KI-Inbox-Lösungen helfen beim Arbeiten. Der GBS AI.Suite – Inbox Assistent übernimmt den kompletten Posteingang – automatisiert und durchgängig.
KI übernimmt. Ihr Team konzentriert sich auf das Wesentliche.
Der GBS AI.Suite – Inbox Assistent analysiert eingehende E-Mails in Echtzeit – erkennt Inhalt, Anliegen und Dringlichkeit – und leitet jede Nachricht automatisch an die richtige Stelle weiter. Ohne Umwege, ohne manuelle Eingriffe, ohne Verzögerung.
Er ergänzt Ihre bestehenden Systeme und automatisiert die Vorverarbeitung eingehender E-Mails – ohne Ihre Infrastruktur zu verändern.
Was früher von einzelnen Mitarbeitenden abhängig war, wird zu einem stabilen, skalierbaren Prozess – der funktioniert, auch wenn Schlüsselpersonen nicht verfügbar sind.
Eingehende E-Mails werden in Echtzeit analysiert
Jede Nachricht landet ohne Umwege beim richtigen Ansprechpartner
Vertretungsregelungen und Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt
Skalierbar – auch bei hohem E-Mail-Volumen
Vom Posteingang zur richtigen Person – in Sekunden.
Funktionen
Die zentralen Funktionen im Überblick.
- Intelligente Klassifikation: Eingehende Nachrichten werden automatisch analysiert, bewertet und in die passenden Zielbereiche weitergeleitet. Jedes Postfach erhält nur, was tatsächlich dorthin gehört.
- Intelligente Zuordnung: Anfragen landen nicht nur im richtigen Bereich, sondern direkt bei der zuständigen Person – unter Berücksichtigung von Vertretungsregelungen und Abwesenheiten.
- Skillmatrix: Die Zuordnung erfolgt anhand von Kompetenzen, Rollen und Verantwortlichkeiten – nicht nach Zufallsprinzip. Spezialisierte Anfragen erreichen automatisch die qualifizierteste Person.
- Prompting & Steuerung: Die KI-Analyse lässt sich einfach per Prompting konfigurieren und steuern – ohne technisches Vorwissen, direkt durch die Fachabteilung.
- Flexible Modellstrategie: Verschiedene LLMs können flexibel eingesetzt und kombiniert werden – inklusive konfigurierbarer Eskalationswege. Bestehende Modelle lassen sich ebenso anbinden wie eigene.
- Flexible Integration: Ergänzt Ihre bestehenden Systeme und automatisiert die Vorverarbeitung eingehender E-Mails – ohne Ihre Infrastruktur zu verändern. Vorhandene KI-Modelle können genutzt oder eigene angebunden werden.
- Compliance & Audit Trail: Der GBS AI.Suite - Inbox Assistent unterstützt regulatorische Nachweisfähigkeit durch nachvollziehbare KI-Klassifikation, kontrollierbares Routing, Human Oversight und revisionsfähige Audit-Trail-Funktionen.
Vorteile
Was Sie konkret gewinnen.
E-Mails werden automatisch verstanden, vorsortiert und weitergeleitet – ohne manuelle Eingriffe.
Anfragen gelangen ohne Umwege direkt zur zuständigen Person. Verzögerungen durch Fehlzuweisungen entfallen.
Konsistente, nachvollziehbare Zuordnung reduziert Rückfragen, Weiterleitungen und Bearbeitungsfehler.
Mitarbeitende konzentrieren sich auf inhaltliche Aufgaben – nicht auf Koordination und Verwaltung.
Die Lösung verarbeitet auch hohe E-Mail-Volumina zuverlässig – ohne zusätzliche manuelle Ressourcen, auch in Spitzenzeiten.
Datenschutz- und Compliance-Anforderungen werden erfüllt. Die Lösung fügt sich flexibel in bestehende System- und KI-Landschaften ein.
Für wen ist der GBS AI.Suite - Inbox Assistent
1
Hohe E-Mail-Volumina
Wenn tausende Anfragen über zentrale Postfächer eingehen und manuelle Sichtung zum täglichen Kraftakt wird – automatisiert der Inbox Assistent, was sich nicht mehr manuell skalieren lässt.
2
Viele Akteure, komplexe Abläufe
Wenn Anfragen zwischen mehreren Teams und Zuständigkeiten hin- und herwandern, sorgt intelligentes Routing dafür, dass jede Nachricht ohne Umwege ankommt.
3
Hoher Souveränitätsanspruch
Wenn Datenkontrolle nicht verhandelbar ist, ermöglicht Bring Your Own AI den Einsatz eigener Modelle – ohne Abhängigkeit von externen Anbietern.
4
Kostendruck & Effizienzziele
Wenn operative Kosten unter Druck stehen, senkt Automatisierung den manuellen Aufwand spürbar – bei gleichbleibender oder höherer Qualität.
Zugeschnitten auf Anforderungen regulierter Branchen
Branchenlösungen, die überzeugen
Strukturierte Bearbeitung sensibler Kundenkommunikation
Automatische Vorqualifizierung von Schadenmeldungen
Priorisierung und Routing kritischer Anfragen
Strukturierte Bearbeitung von Bürgeranfragen
Produktive KI braucht Vertrauen.
Volle Kontrolle. Kein Kompromiss.
Vertrauen entsteht nicht durch Technologie allein, sondern durch Nachvollziehbarkeit. Gerade in regulierten Branchen zählt nicht nur, was eine KI entscheidet, sondern ob Unternehmen jederzeit erklären können, warum. Der GBS AI.Suite – Inbox Assistent ist deshalb so konzipiert, dass jede Klassifizierungs- und Routing-Entscheidung dokumentiert, auditierbar und – wo nötig – durch den Menschen kontrollierbar bleibt. Datenschutz, Infrastruktur und Modellwahl liegen dabei vollständig in Ihrer Hand.
Der GBS AI.Suite – Inbox Assistent unterstützt regulatorische Nachweisfähigkeit durch nachvollziehbare KI-Klassifikation, kontrollierbares Routing, Human Oversight und revisionsfähige Audit-Trail-Funktionen.
- Nachvollziehbarkeit
- Auditierbarkeit
- Human-in-the-Loop
- DSGVO
- DORA
- EU AI Act
Starten Sie mit einem Pilotprojekt
Der einfachste Weg, das Potenzial für Ihr Unternehmen zu verstehen – unverbindlich und auf Basis Ihrer echten Prozesse.
Im Pilotprojekt analysieren wir Ihre bestehenden Shared-Mailbox-Prozesse, identifizieren Automatisierungspotenziale und erarbeiten eine individuelle ROI-Betrachtung – begleitet durch unser Team vom Start bis zum Abschluss des Pilotbetriebs.
FAQ
Häufige Fragen zu
KI E-Mail Klassifizierung & Inbox Management
Die Lösung skaliert mit den Anforderungen des Unternehmens – von mittelständischen Teams bis hin zu großen Organisationen mit hohem E-Mail-Volumen und komplexen Zuständigkeiten.
Der GBS AI.Suite - Inbox Assistent unterstützt regulatorische Nachweisfähigkeit durch nachvollziehbare KI-Klassifikation, kontrollierbares Routing, Human Oversight und revisionsfähige Audit-Trail-Funktionen.
Ja. Der GBS AI.Suite - Inbox Assistent wurde mit Blick auf die Compliance-Anforderungen regulierter Branchen entwickelt – darunter Finanzdienstleistung, Gesundheitswesen, KRITIS und öffentliche Verwaltung.
Ja. Die KI-gestützte E-Mail-Analyse unterstützt mehrsprachige Kommunikation und erkennt Intention und Inhalt unabhängig von der Sprache der eingehenden Nachricht.
Ja. Kategorien, Routing-Regeln und Zuständigkeiten lassen sich jederzeit konfigurieren und an veränderte Organisationsstrukturen anpassen – ohne Programmieraufwand.
Ja. Das Prinzip „Bring Your Own AI" ermöglicht die Anbindung eigener oder bereits lizenzierter KI-Modelle – für volle Kontrolle über Daten, Infrastruktur und Modellwahl.
Der optionale Audit Trail protokolliert alle KI-gestützten Klassifizierungs- und Weiterleitungsentscheidungen revisionssicher und nachvollziehbar. Dies unterstützt Sie bei der Erfüllung von Dokumentations- und Nachweispflichten, beispielsweise im Kontext von DSGVO, DORA und EU AI Act.
Für nicht eindeutig klassifizierbare E-Mails lassen sich Eskalationswege und Fallback-Regeln konfigurieren. Die Nachricht wird gezielt an eine definierte Person oder Queue weitergeleitet – kein Verlust, keine ungeklärten Fälle.
Da der AI-Service mit der iQ.Suite Microsoft integriert ist, deckt er die Email-Systeme und Plattformen ab, die die iQ.Suite Microsoft abdeckt.
Nein. Aktuell werden keine E-Mails im AI Service selbst gespeichert, um diese für das Training von Modellen zu verwenden.
Der GBS AI.Suite - Inbox Assistent nutzt eine Skillmatrix, die Anfragen anhand von Kompetenzen, Rollen und Verantwortlichkeiten zuordnet. Abwesenheiten und Vertretungsregelungen werden dabei automatisch berücksichtigt – Anfragen erreichen ohne Umwege die qualifizierteste verfügbare Person.
Die KI analysiert den vollständigen Inhalt eingehender E-Mails – Betreff, Text und Kontext – und erkennt Intention und Dringlichkeit auch bei unvollständigen oder mehrdeutigen Formulierungen. Anders als klassische Stichwort-Filter versteht die KI die Bedeutung einer Nachricht und trifft auf dieser Basis präzise Weiterleitungsentscheidungen.
Die Analyse von Anhängen und Dokumenten wird in einer zukünftigen Version durch das Smart Attachment Handling ergänzt. In der aktuellen Version verarbeitet die KI Anhänge noch nicht. Für die Analyse von Dateiinhalten stehen weiterhin die bestehenden Funktionen der iQ.Suite zur Verfügung.
In einem unverbindlichen Demotermin zeigen wir die Lösung live – praxisnah und direkt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Jetzt Demo anfragen.
Die Implementierung ist auf bestehende Systemlandschaften ausgelegt und in der Regel ohne aufwendige IT-Projekte umsetzbar. Der genaue Zeitrahmen hängt von der individuellen Infrastruktur ab.
Der GBS AI.Suite - Inbox Assistent lässt sich flexibel in bestehende E-Mail-Systeme und Unternehmensanwendungen integrieren. Vorhandene KI-Modelle können genutzt oder eigene angebunden werden – ohne Abhängigkeit von einem bestimmten Anbieter.