eIDAS-konforme digitale Signaturen.
Unterschreiben, versenden und tracken Sie Ihre Geschäftsdokumente mit wenigen Klicks von überall, zu jeder Zeit.
Verträge in Minuten unterschreiben – rechtssicher & digital
Durch die Partnerschaft mit FP Sign erweitert GBS Europa GmbH sein Portfolio um eine eIDAS-konforme Lösung für digitale Signaturen. Damit ergänzen wir unsere E-Mail-Sicherheits- und Compliance-Lösungen um rechtsverbindliche digitale Signaturen.
Während E-Mails durch Verschlüsselung und DLP geschützt werden, sichern digitale Signaturen die Integrität von Dokumenten unabhängig vom Kommunikationsweg. Dokumente werden dabei separat und eindeutig nachvollziehbar signiert – ohne Bezug zu einem E-Mail-Verlauf.
So entsteht eine durchgängige Sicherheitskette: von der sicheren Kommunikation bis zur rechtssicheren Dokumentenfreigabe.
Wir begleiten Sie von der Auswahl der passenden Signaturstrategie bis zur erfolgreichen Einführung im Unternehmen.
eIDAS-konform · Hosting in Deutschland · Schnell einsetzbar für Unternehmen jeder Größe
Warum dauern Ihre Unterschriften noch Tage?
Viele Unternehmen verlieren jeden Tag Zeit durch langsame, manuelle Signaturprozesse.
- Dokumente werden gedruckt, unterschrieben und eingescannt
- Freigaben verzögern sich durch Medienbrüche
- Unklare Nachverfolgung von Dokumentenständen
- Hoher manueller Aufwand in Vertrieb, HR und Verwaltung
Das Ergebnis: Prozesse, die eigentlich digital sein sollten, bremsen Ihr Geschäft aus.
Wir machen Ihren Signaturpozess durchgängig digital
GBS unterstützt Unternehmen dabei, digitale Signaturprozesse strukturiert einzuführen – abgestimmt auf rechtliche Anforderungen, interne Abläufe und bestehende IT-Systeme.
Dabei setzen wir auf bewährte Signaturtechnologie als Grundlage und integrieren diese in Ihre Organisation.
Ihr Ergebnis:
Beschleunigen Sie Vertragsprozesse von Tagen auf Minuten und reduzieren Sie interne Wartezeiten drastisch.
Alle Signaturen sind eIDAS-konform und erfüllen höchste rechtliche Anforderungen in Europa.
Binden Sie FP Sign flexibel in bestehende Systeme wie CRM, ERP oder DMS ein.
Ihre Daten werden ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren verarbeitet.
Zahlen, die überzeugen
Unser Vorgehen - So begleiten wir Sie
Die richtige Signatur für jeden Anwendungsfall
Typisch für schnelle, interne und niedrigschwellige Prozesse, bei denen es vor allem um Effizienz geht.
Beispiele:
- Interne Freigaben in Teams oder Fachabteilungen
- Bestätigungen von Richtlinien oder IT-Nutzungsbedingungen
- HR-Prozesse wie Urlaubsanträge oder einfache Zusatzvereinbarungen
- Interne Abstimmungen in Projekten
- Einfache Dokumentenfreigaben im Tagesgeschäft
Eingesetzt bei geschäftsrelevanten Dokumenten, bei denen Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Integrität entscheidend sind.
Beispiele:
- Vertragsunterlagen im Vertrieb (Angebote, Rahmenvereinbarungen)
- Dokumentation in Finanz- und Versicherungsprozessen
- Lieferanten- und Beschaffungsverträge im Einkauf
- Personalprozesse mit erhöhter Verbindlichkeit (z. B. Vertragsänderungen)
- Dokumente im Gesundheits- und Dienstleistungsumfeld
Für rechtlich bindende Dokumente mit gesetzlicher Schriftform und hoher Verbindlichkeit.
Beispiele:
- Arbeitsverträge und Änderungsverträge
- Miet- und Leasingverträge
- Rechtsverbindliche Vereinbarungen im öffentlichen Sektor
- Notwendige Schriftformprozesse in regulierten Branchen (z. B. Finance, Versicherungen)
- Verträge mit gesetzlich vorgeschriebener Unterschrift
In der Praxis
Wo digitale Signaturen sofort Wirkung zeigen
Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Onboarding-Dokumente
Angebote, Verträge, Rahmenvereinbarungen
Bestellungen, Lieferantenverträge, Vertragsmanagement
NDAs, Genehmigungen, Anträge, Gremienfreigaben
So funktioniert´s
1. Geschäftsdokumente hochladen
Per Drag-&-Drop ziehen Sie alle Geschäftsdokumente in das Upload-Feld, die Sie im Rahmen eines Genehmigungsprozesses an Ihre Empfänger versenden wollen.
Diese Dateiformate stehen Ihnen zur Verfügung:
- Dokumente: .pdf, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .htm, .html, .msg, .pdf, .rtf, .txt, .wpd, .xhtml, .xps
- Bilder: .bmp, .gif, .heic, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff
- Präsentationsfolien: .pot, .potx, .pps, .ppt, .pptm, .pptx
- Tabellen: .csv, .xls, .xlsm, .xlsx
2. Empfänger festlegen
Definieren Sie Ihre Empfänger und legen Sie den Ablauf Ihres Genehmigungsprozesses per Drag-&-Drop fest – zur gleichzeitigen Unterschrift, nacheinander oder zur einfachen Lesebestätigung. Über die automatische Zeitbegrenzung stellen Sie sicher, dass Fristen jederzeit eingehalten werden.
Ihre Empfänger können ortsunabhängig auf allen Endgeräten unterschreiben – unterwegs am Handy, im Homeoffice oder im Büro.
Für komplexere Anwendungsfälle stehen Ihnen zusätzliche Funktionen wie Erinnerungen, Vertretungsregeln sowie automatisches Löschen nach festgelegter Zeit zur Verfügung.
3. Unterschreiben und versenden
Platzieren Sie Ihre Unterschrift und die Unterschriftenfelder für Ihre Empfänger per Drag-&-Drop oder lassen Sie die Felder automatisch an den vorgesehenen Stellen platzieren. Im Anschluss versenden Sie Ihre Dokumente ganz einfach per Klick.
Über unsere erweiterten Funktionen können Sie je nach Use Case das Sicherheitsniveau der angeforderten Unterschriften festlegen. FP Sign unterstützt neben der einfachen elektronischen Signatur (EES) auch die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
FAQ
Häufige Fragen zu
Digitale Signaturen
Ja. FP Sign unterstützt eine zusätzliche Absicherung über Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Dabei kann die Bestätigung entweder über eine TAN per SMS erfolgen oder über die Anmeldung im System.
Für die TAN-basierte Verifizierung wird beim Erstellen des Signaturprozesses eine Telefonnummer hinterlegt. Ist keine Mobilnummer verfügbar, kann alternativ auch eine Festnetznummer genutzt werden – die TAN wird in diesem Fall per Anruf übermittelt.
Sobald sich der Unterzeichner registriert, kann die hinterlegte Nummer jederzeit in den persönlichen Einstellungen angepasst werden.
Ja. Elektronische Signaturen sind durch die eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung Nr. 910/2014) europaweit rechtlich anerkannt. Sie schafft einheitliche Rahmenbedingungen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste – auch bei grenzüberschreitenden Geschäftsprozessen.
FP Sign erfüllt die Anforderungen der eIDAS und unterstützt etablierte Signaturstandards wie PAdES (gemäß ETSI TS 119 142-1 bzw. DIN EN 319 142-1). Dadurch wird sichergestellt, dass signierte Dokumente unverändert bleiben und jederzeit überprüfbar sind.
Durch die Zusammenarbeit mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern – etwa der Bundesdruckerei oder Swisscom – werden zusätzlich die Vorgaben des Vertrauensdienstegesetzes (VDG) eingehalten.
Ihr Vorteil:
Sie bestimmen selbst das erforderliche Sicherheitsniveau. Je nach gewählter Signaturart variiert die rechtliche Beweiskraft – von einfachen Freigaben bis hin zur qualifizierten Signatur mit höchster rechtlicher Verbindlichkeit.
Ja, Sie können die digitale Signaturlösung kostenfrei und unverbindlich testen. Registrieren Sie sich bei uns und starten Sie noch heute Ihre erste Signaturanfrage. Jetzt starten
Digitale Signaturen ermöglichen es, den gesamten Dokumentenprozess durchgängig digital abzubilden – vom Versand bis zur Unterschrift.
Dadurch entfallen typische Medienbrüche wie Drucken, Scannen oder postalischer Versand. Dokumente können direkt digital erstellt, weitergeleitet und unterzeichnet werden – intern wie extern.
Das spart nicht nur klassische Kosten für Papier, Druck und Porto, sondern reduziert vor allem den manuellen Aufwand in Ihren Prozessen. Gleichzeitig werden Abläufe deutlich schneller, was Zeit und Ressourcen auf allen Seiten schont – bei Ihnen, Ihren Kunden und Ihren Partnern.
FP Sign speichert Ihre Daten ausschließlich in der eigenen Cloud in deutschen Rechenzentren, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind (ISO 27001 Zertifizierung auf der Basis von IT-Grundschutz).
Diese Zertifizierung wird jährlich erneuert. FP Sign nutzt ausschließlich deutsche Server.