Technischer Deep-Dive in die iQ.Suite DLP
Über GBS Europa GmbH
Die GBS Europa GmbH entwickelt seit über 33 Jahren Security- und GRC-Software in Deutschland – sowohl für die Cloud als auch für souveräne Infrastrukturen. Über die Hälfte aller deutschen Banken setzen die Lösungen ein, teils seit mehr als 25 Jahren.
Die Finanzbranche zwischen Risiko und Compliance
Banken und Versicherungen stehen täglich vor der Herausforderung, komplexe regulatorische Vorgaben einzuhalten, während Effizienz, Sicherheit und Compliance gewahrt bleiben müssen. Datenverluste, Compliance-Verstöße oder unsichere Kommunikation können massive Konsequenzen haben – von Bußgeldern über Reputationsschäden bis hin zu rechtlichen Risiken.
Die iQ.Suite DLP analysiert E-Mails serverseitig, erkennt sensible Inhalte wie IBAN, BIC oder personenbezogene Daten und steuert Freigaben per Vier-Augen-Prinzip – vollständig revisionssicher und ohne Client-Rollout.Das entlastet IT-Abteilungen, reduziert Compliance-Risiken und ermöglicht eine BaFin-konforme Verarbeitung – auch bei hohen Mailvolumina und komplexen Hybrid-Umgebungen.
Ein Alltagsszenario: Wie DLP Risiken im Banking entschärft
Ein Kundenberater einer Bank verschickt ein Kreditangebot mit sensiblen Finanzinformationen. Noch bevor die E-Mail die Organisation verlässt, greift die iQ.Suite DLP ein: Die DLP-Engine erkennt eine IBAN, stuft die Nachricht als „sensibel“ ein und legt sie automatisch in die Quarantäne. Die verantwortliche Führungskraft erhält eine Freigabeanfrage und entscheidet innerhalb weniger Sekunden – dokumentiert, standardisiert und vollständig revisionssicher.
Genau solche automatisierten, klaren Prozesse schützen täglich tausende Mitarbeitende, ohne den Betriebsfluss zu stören.
Im Folgenden erhalten Sie nun den technischen Blick hinter die Kulissen: Architektur, Mailflow, Regeln, Workflows, Skalierung und Best Practices aus realen Projekten.
1. Architektur der iQ.Suite DLP
Die DLP-Lösung ist serverseitig integriert und arbeitet zentral auf den Mailservern – ohne Client-Installation. Sie lässt sich in On-Prem-, Cloud- oder Hybrid-Umgebungen betreiben und greift direkt in den E-Mail-Fluss ein.
Wichtige Server-Rollen und Komponenten:
- iQ.Suite DLP: Kernkomponente zur Analyse von E-Mails und Durchsetzung von Regeln. Prüft Inhalte, Anhänge und strukturierte Daten.
- WebClient-Server: Steuert die Konfiguration, Policies und zentrale Verwaltung. Schnittstelle für GUI und PowerShell.
Interne Kommunikation:
- Standardisierte Protokolle (HTTPS, SMTP-Relay, interne RPCs).
- Authentifizierung per Zertifikaten oder Active Directory.
- Verschlüsselung sämtlicher interner Kommunikation.
Vorteile der serverseitigen Verarbeitung:
- Kein Rollout auf Endgeräte erforderlich.
- Geringerer Wartungsaufwand und klare zentrale Kontrolle.
- Parallele Verarbeitung großer Mailvolumina.
2. Installation & Einrichtung
Die Einrichtung erfolgt in kleinen Umgebungen in der Regel innerhalb von 1–2 Tagen, unsere Lösung lässt sich aber flexibel skalieren und unterstützt problemlos Organisationen vom kleinen Team bis hin zu großen Enterprise-Umgebungen.
Coaching für IT-Administratoren:
- Schritt-für-Schritt-Begleitung durch erfahrene GBS-Berater.
- Praxisorientierte Übungen zu Regeldefinition, Eskalationen und Policies.
- Ziel: Selbstständige, sichere Bedienung im laufenden Betrieb.
Technische Schritte:
- Installation der Serverrollen (DLP-Engine, Management, Logging).
- Konfiguration der Mailserver (Exchange, O365, HCL Domino).
- Definition relevanter Protokolle, Ports und Sicherheitsmechanismen.
- Finales Setup der produktiven Datenflüsse.
Vorteile der serverseitigen Verarbeitung:
- Kein Rollout auf Endgeräte erforderlich.
- Geringerer Wartungsaufwand und klare zentrale Kontrolle.
- Parallele Verarbeitung großer Mailvolumina.
3. Mailflow & Verarbeitung
Lebenszyklus einer E-Mail
- Eingang: Nachricht erreicht den Mailserver und wird der DLP-Engine übergeben.
- Analyse: Prüfung auf Schlagwörter, IBAN, BIC und personenbezogene Daten mittels Pattern-Matching, Regex, Klassifizierung.
- Entscheidung: Anwendung definierter Regeln.
- Aktionen: Blockierung, Weiterleitung, Quarantäne oder Vier-Augen-Freigabe.
- Logging: Revisionssichere Dokumentation jedes Schritts.
Anhänge & Dateiverarbeitung
- Unterstützte Formate: PDF, DOCX, XLSX, ZIP u. a.
- Einschränkungen: Verschlüsselte Dateien müssen ggf. vorab entschlüsselt werden.
Vorteile der serverseitigen Verarbeitung
- Kein Rollout auf Endgeräte erforderlich.
- Geringerer Wartungsaufwand und klare zentrale Kontrolle.
- Parallele Verarbeitung großer Mailvolumina.
4. Regeln & Policies
Erstellung & Verwaltung
Regeln können über GUI oder PowerShell angelegt und gepflegt werden.
Regeltypen:
- Prüfen
- Blockieren
- Weiterleiten
- Quarantäne
- Vier-Augen-Eskalation
Ausnahmen:
Benutzer, Gruppen, Domains, Dateitypen, Sensibilitätsstufen.
Fehlerbehandlung:
- Automatische Erkennung und Unterbindung von Mail-Loops.
- Alerts bei fehlerhaften Verarbeitungen.
- Integrierte Recovery-Mechanismen.
5. Workflows & Delegation
- Vier-Augen-Prinzip: Automatische Benachrichtigungen, Zeitlimits und klarer Freigabeprozess.
- Delegation: Compliance, Datenschutz oder HR können selbstständig prüfen.
- Eskalationen: Automatisches Re-Routing und fest definierte Freigabeschritte.
6. Sicherheit & Compliance
- Revisionssichere Logs und Audit-Trails.
- Verschlüsselte interne Verarbeitung.
- Einhaltung regulatorischer Anforderungen (z. B. BaFin-konforme Archivierung).
- Kein externer Datenabfluss; optional Pseudonymisierung.
7. Integration in bestehende Infrastrukturen
- Mailserver: Microsoft Exchange / O365, HCL Domino.
- Unterstützung hybrid strukturierter Umgebungen.
- REST-APIs, Reporting oder Automatisierung.
8. Betrieb, Wartung & Skalierung
- Echtzeit-Monitoring für Regeln, Workflows und Compliance-Indikatoren.
- Zentrale Konfiguration reduziert Pflegeaufwand.
- Multi-Mandanten-Unterstützung, Load Balancing und Failover.
- Verarbeitung tausender E-Mails pro Minute durch parallele Engine-Instanzen.
9. Best Practices & Praxisbeispiele
- Coaching zu Beginn nutzen – vermeidet typische Regel-Fehlkonfigurationen.
- Regelmäßige Pflege von Schlagwort- und Klassifizierungslisten.
- Häufig genutzte Policies:
- Blockierung sensibler Finanzinformationen (IBAN etc.)
- Eskalation an Compliance
- Automatische Quarantäne bei unklassifizierten sensiblen Anhängen
- Transparente Logs erleichtern Audits und Troubleshooting erheblich.
Fazit: Expertise, Sicherheit und Praxis für Fachabteilungen
Die iQ.Suite DLP bietet Banken und Versicherungen eine robuste, technisch ausgereifte und im Alltag bewährte Lösung für den Schutz sensibler Daten im E-Mail-Verkehr. Die Kombination aus serverseitiger Verarbeitung, granularen Regeln, klaren Workflows und starker Integrationsfähigkeit ermöglicht eine sichere, performante und revisionssichere Kommunikation – selbst in hochregulierten Umgebungen.
Erfahren Sie mehr über iQ.Suite DLP – für maximale Datensicherheit und Compliance in Ihrem Unternehmen
