Published On: September 4, 2024Tags: ,

E-Mail Signatur für Unternehmen

Das Wichtigste in Kürze:

Gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Signatur: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine E-Mail-Signatur mit wichtigen Unternehmensangaben in bestimmten geschäftlichen E-Mails zu verwenden, insbesondere bei offiziellen Korrespondenzen wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.

Inhalte einer E-Mail-Signatur: Eine professionelle E-Mail-Signatur umfasst in der Regel den Namen des Absenders, die Position, den Unternehmensnamen und die Rechtsform, die Adresse, die Umsatzsteuernummer, eine Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und optional Links zur Website und zu sozialen Netzwerken.

Besondere Anforderungen je nach Rechtsform: Je nach Rechtsform des Unternehmens (z.B. GmbH, AG, GbR) sind zusätzliche Angaben wie Handelsregisternummer und die Namen der Geschäftsführer erforderlich.

Freiwillige E-Mail-Signatur für bestimmte Selbstständige: Für Freiberufler, Freelancer und Unternehmen in der Rechtsform einer GbR besteht ebenfalls eine Pflicht zur E-Mail-Signatur, insbesondere im Rahmen der Dienstleistungs-Informationspflicht-Verordnung (DL-InfoV).

Vorsicht bei Werbung in der Signatur: Werbung in E-Mail-Signaturen ist nur zulässig, wenn der Empfänger vorher zugestimmt hat, andernfalls kann es rechtliche Konsequenzen geben.

Im Zeitalter der Digitalisierung weitet sich die Erledigung von Arbeitsaufgaben über das Internet zunehmend weiter aus. Das betrifft vor allem die Korrespondenz und das E-Mail Management. Verträge, Kostenvoranschläge, Benachrichtigungen, Werbung – das sind nur einige Beispiele, für die E-Mails Verwendung finden.

Doch wie sieht es mit gesetzlichen Bestimmungen aus? Hier kommt die E-Mail-Signatur für Unternehmen ins Spiel. Erfahren Sie jetzt, was dabei zu beachten ist und warum sowie wann Sie eine E-Mail-Signatur zu setzen haben, damit Sie sich immer auf der sicheren Seite befinden.

Was ist eine E-Mail Signatur für Unternehmen?

Bei der Corporate E-Mail-Signatur handelt es sich um eine Art des Impressums mit bestimmten Angaben über das Unternehmen, das an Ende einer E-Mail eingefügt wird. Eine E-Mail-Signatur ist für Unternehmen unerlässlich, wenn es sich um eine bestimmte geschäftliche Korrespondenz handelt.

In bestimmten Fällen ist diese gesetzlich vorgeschrieben, wobei es stets auf die Art der Korrespondenz ankommt.

DSGVO-konforme E-mail Signatur

Was umfasst eine Corporate E-Mail-Signatur?

Die professionelle Corporate E-Mail-Signatur gilt grundsätzlich als Standard für Unternehmen und umfasst je nach Rechtsform des Unternehmens folgende Faktoren:

  • Vor- und Nachname des Senders
  • Position und Abteilung
  • Unternehmensname plus Rechtsform
  • Anschrift des Unternehmens (kein Postfach)
  • Umsatzsteuernummer
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Gegebenenfalls Öffnungszeiten
  • URL der eigenen Website,
  • Profillinks zu sozialen Netzwerken

Zu beachten gilt, dass Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Öffnungszeiten, Website-Url, Profillinks und Umsatzsteuernummern keine Pflichtangaben einer E-Mail-Signatur für Unternehmen ist. Dennoch sind es standardisierte Angaben, bei deren Fehlen, Misstrauen bei den Empfängern ausgelöst werden kann. GBS sind die Experten auf diesem Gebiet, die Ihnen neben den gesetzlichen Pflichtangaben individuell eine vertrauenerweckende E-Mail-Signatur bieten.

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Wann ist eine Unterschrift-Signatur erforderlich?

Eine E-Mail-Signatur mit digitaler Unterschrift ist notwendig, wenn sich der Inhalt auf einen offiziellen Geschäftsbrief, eine Verbindlichkeit oder die Gewährleistung für die Richtigkeit der korrespondierten geschäftlichen Inhalte bezieht. Dazu zählen:

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Kostenvoranschläge
  • Preislisten
  • Bestellungen, Bestellscheine und Bestellannahmen, sofern keine Vordrucke
  • Behördliche Steuerinformationen

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Wann ist eine E-Mail-Signatur für Unternehmen nicht notwendig?

Grundsätzlich ist auf eine E-Mail-Signatur für Unternehmen zu verzichten, wenn es um den Austausch von unverbindlichen Inhalten sowie Mitteilungen geht. Hierbei ist es irrelevant, ob sie zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Niederlassungen oder an (potenzielle) Kunden und andere Unternehmen geht. Typische E-Mails ohne Pflicht zur E-Mail-Signatur für Unternehmen beinhalten beispielsweise dies:

  • Werbung
  • Newsletter
  • Anfragen
  • Mitteilungen, auch bei bereits bestehender Geschäftsverbindung und vorausgegangener Korrespondenz
  • Einladungen
  • Berichte

Pflicht für Corporate E-Mail-Signatur – Gewerbebetrieb entscheidend

Die E-Mail-Signatur ist geschäftlich für die zuvor genannten digitalen Geschäftsbriefe für gewerbetreibende Unternehmen verpflichtend. Das ist unabhängig davon, ob sie mit Rechtsform im Handelsregister eingetragen sind.

Somit unterliegt die Pflicht zur Corporate E-Mail-Signatur auch Kleingewerbetreibende und gewerbetreibenden Einzelunternehmern, wie auch folgende Unternehmen mit unterschiedlichen Rechtsformen, bei denen auf zusätzliche Angaben des Unternehmens zu den oben erwähnten, zu achten ist:

  • Einzelunternehmen (eingetragener Kaufmann (e.K)): Registergericht und Handelsregisternummer
  • Offene Handelsgesellschaften (OHG): Registergericht, Handelsregisternummer und Vorstandsmitglieder inklusive Vor- und Nachnamen der Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden
  • Kommanditgesellschaften (KG): Registergericht und Handelsregisternummer
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH): Registergericht und Handelsregisternummer, Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und gegebenenfalls Vorsitzenden
  • Haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften (GmbHG): Registergericht und Handelsregisternummer, Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer
  • Aktiengesellschaften (AG): Registergericht des Gesellschaftssitzes und Handelsregisternummer, Vor- und Nachnamen aller Vorstandmitglieder, Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co.KG): Registergericht und Handelsregisternummer
  • Genossenschaften (Gen): Registergericht des Gesellschaftssitzes, Handelsregisternummer, Vor- und Nachnamen aller Vorstandmitgliedern, Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden
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E-Mail-Signatur geschäftlich nur bedingt irrelevant für bestimmte Selbstständige

Zu den Gewerbetreibenden gesellen sich zudem Freiberufler, Freelancer und Unternehmen als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).

Wer als Freiberufler tätig ist, gehört nicht den Gewerbetreibenden an, weil keine Pflicht zur Gewerbeanmeldung besteht. Dazu zählen beispielsweise Zahn- und Tierärzte, Autoren, Architekten, Masseure und vereidigte Buchprüfer. Doch Vorsicht, denn auch für sie gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur wie für Unternehmen als Gewerbebetrieb im Rahmen der Dienstleistungs-Informationspflicht-Verordnung (DL-InfoV). Das bedeutet, zumindest die Angaben zum Unternehmen, wie Firmenname und Anschrift, sind in das E-Mail Management zu integrieren.

Gleiches gilt für Freelancer. Wenn diese allerdings als externe Mitarbeiter im Auftrag eines Unternehmens mit Geschäftspartnern, Auftraggebern und Kunden online schriftlich die Geschäftskommunikation vornehmen, besteht auch für sie die Pflicht wie für Festangestellte zur E-Mail-Signatur für Unternehmen.

Als Unternehmen mit der Rechtsform einer GbR gilt, verhält es sich ebenso wie für Freiberufler. Allerdings ist es dennoch empfehlenswert, eine E-Mail-Signatur wie Unternehmen eines Gewerbes zu nutzen. Dies steigert das Empfinden über die Seriosität und fördert das Vertrauen. Das professionelle Team von berät hierhin gehend kompetent und bietet passende Lösungen, wie eine E-Mail-Signatur zu gestalten ist, damit sie umsatzfördernd wirkt.

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Verlinkung und Hinweis auf Vertraulichkeit in E-Mail-Signatur von Unternehmen

Bevorzugen Sie einen Link zum Impressum Ihrer Website oder eine angehängte elektronische Visitenkarten mit erforderlichen Unternehmensangaben anstelle einer separaten E-Mail-Signatur für geschäftlich getätigte Korrespondenz, erfüllt das nicht den rechtlichen Bestimmungen.

Dies ist auch beim Hinweis auf Vertraulichkeit der Fall, wenn diese erst im untersten Teil durch die E-Mail-Signatur zu finden ist. Der Leser hat die Möglichkeit zu bekommen, bereits vor Öffnen der E-Mail von der Vertraulichkeit informiert zu werden, um ihm das Recht der Selbstbestimmung zu gewähren, ob er die Mail lesen möchte oder nicht.

Vorsicht bei Werbung in der E-Mail-Signatur

Achten Sie strikt bei Ihrem E-Mail Management darauf, dass keine Werbung in Ihre E-Mail-Signatur betrieben wird und auch sonst nicht in einer klassischen Geschäftskorrespondenz mit Kunden kommt. Das ist rechtlich nur zulässig, wenn der Empfänger zuvor einer Werbung zugestimmt hat, wie beispielsweise nach einer Akzeptanz von Newslettern, und diese Zustimmung jederzeit annullieren kann.

Die Profis von GBS sind Ihnen gern behilflich, die perfekte Unternehmens-Signatur für Ihre E-Mails zu gestalten, die mehr als nur die gesetzlichen Bestimmungen erfüllt.

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