E-Mail-Archivierung
Bewahren Sie Ihre E-Mails rechtskonform und nachvollziehbar mit E-Mail-Archivierung auf
Bei der E-Mail-Archivierung kommt es darauf an, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die E-Mails so zu speichern, dass sie rechtlich problemlos durchsucht, ausgewertet und geprüft werden können. Dabei sollte sowohl die eingehende als auch die ausgehende Kommunikation erfasst werden, und zwar im Rahmen eines konsistenten und manipulationssicheren Prozesses, der in der gesamten Organisation einheitlich ist.
Häufig sehen sich viele Unternehmen jedoch mit vielen Fragen konfrontiert: Was muss archiviert werden? Wie muss es archiviert werden? Wie lange muss es aufbewahrt werden?
In den meisten Fällen geht es um die Anforderungen wie die Unveränderbarkeit der Daten, die Zugänglichkeit und die Aufbewahrungsdauer (vorgeschriebene Zeiträume von 10 Jahren oder mehr sind keine Seltenheit). Darüber hinaus müssen die zu archivierenden Inhalte von unerwünschten Daten wie privater Korrespondenz oder Spam getrennt werden. Um sicherzustellen, dass archivierte Daten leicht auffindbar sind, spielt auch die effiziente Abrufbarkeit von E-Mails eine wichtige Rolle. Diesem Faktor schenken die Wirtschaftsprüfer besondere Aufmerksamkeit.
iQ.Suite – Strukturierte und rechtssichere E-Mail-Archivierung
iQ.Suite erfüllt alle Anforderungen an eine moderne und effiziente Archivierungslösung. Durch ein flexibles Regelwerk kann die gesamte ein- und ausgehende E-Mail-Kommunikation archiviert werden.
- Nahtlose Integration der E-Mail-Kommunikation in Geschäftsprozesse
- Vollständige Archivierung vor der Zustellung an die Benutzer-Mailbox
- Intelligente Vorklassifizierung möglich
- Nutzung herkömmlicher Funktionen von Archivsystemen: Revisionssicherheit, Indizierung, Suche, Abrufen und Wiederherstellen von archivierten Daten
- Anbindung an externe Archive und Nutzung vorhandener Archivfunktionalitäten
- Flexibler Datenaustausch zwischen E-Mail-System und Geschäftsanwendungen
- Anbindung an Compliance-Systeme für Audits, Vor- und Nachkontrollen
Ihre Vorteile:
- Verknüpfung Ihrer E-Mail-Systeme mit Geschäftsprozessen aus den Bereichen ERP-, CRM- oder DMS-Systemen – Die Archivierung elektronischer Kommunikation erfordert die Beachtung verschiedener gesetzlicher Vorschriften wie z.B. des Handelsgesetzbuches oder das Steuerrecht, Anforderungen an die Interaktion mit Drittsystemen im Unternehmen sowie eigene betriebliche Erfordernisse. Die notwendige Vollständigkeit und Rechtssicherheit lässt sich am besten durch einen zentralen Prozess sicherstellen, der alle für die Archivierung erforderlichen Vorgänge zusammenfasst.
- Automatisierte Archivierung der gesamten ein- und ausgehenden E-Mail-Kommunikation an einer zentralen Stelle.
- Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben
- Manipulationssicher und voll automatisierbar
- Effizientes Regelwerk, das leicht an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.
IQ.Suite für die E-Mail-Archivierung:
iQ.Suite Bridge
Rechtssichere E-Mail-Archivierung
verfügbar für Domino, Microsoft, On-Premises und Cloud
Benötigen Sie eine zentrale E-Mail-Archivierung, die gesetzeskonform und gut strukturiert ist?
Stellen Sie einfach eine Anfrage an unser Vertriebsteam unter sales@gbs.com und wir arbeiten gerne mit Ihnen zusammen, um Ihre E-Mail-Produktivität zu verbessern.
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